Vérifications préalables

Avant de procéder à un traitement AED, voici quelques points que nous vous invitons à vérifier :

• Cabinet : Si vous générez les attestations évènementielles ou mensuelles pour le compte de vos clients, il faut que votre profil utilisateur (votre login) soit correctement renseigné, notamment le numéro de téléphone et l’adresse courriel qui servent à l'administration pour vous contacter le cas échéant, à propos des déclarations de vos clients.

• Salarié et établissement : les fiches salariés et les fiches établissement doivent être complètes. Rappel des principaux éléments indispensables qui doivent absolument être renseignés :
• Date et lieu de naissance (commune, département, pays)
• Type de contrat (CDD, CDI)
• Code emploi PCS (emploi Insee) – Au besoin utiliser le code « 9999 – Divers » lorsque vous ne retrouvez pas l’emploi exact dans la liste fournie. Attention : le code « 9999 – Divers » doit être renseigné uniquement lorsque l’emploi n’est pas référencé. Trop de codes PCS renseignés avec « 99999 » risquent de provoquer le refus de votre déclaration.
• No SIRET de chaque établissement

Remarque : Ces zones de saisie sont désormais obligatoires lors de la création de nouveaux salariés. Il ne sera donc plus possible, à l’avenir, de laisser ces zones vides.

Génération du fichier AED

Générer un fichier déclaratif à la norme DN-AC dans l’application, est une procédure relativement simple :

Accès au traitement : Paie | Autres Déclarations | N4DS | Attestation Employeur (AE)

Important : dans la partie gauche de l’écran, seuls apparaissent les salariés ayant une date de fin de contrat correspondant au mois de la date de référence (Rappel : cette date de référence est affichée au bas à droite de l’écran). 

Pour générer une attestation, vous devez cocher le salarié concerné dans la liste (partie gauche de l’écran). Il est possible de sélectionner plusieurs salariés en cas de départs multiples. Ensuite, il faut que cliquiez sur AED – V01X13.

Par défaut, l’application vous propose de déclarer le mois en cours (mois de la date de référence affichée en bas à droite de l’écran). Si vous souhaitez déclarer un autre mois, il faudra changer la date de référence.

Afficher le contenu de la déclaration

Astuce : n’oubliez pas que vous pouvez imprimer l’affichage du fichier déclaratif DN-AC dans un fichier PDF (il suffit pour cela d’installer une imprimante qui convertie vos impressions au format PDF et de la sélectionner lors de votre demande par Ctrl + « P »). Une fois le fichier au format PDF obtenu, il vous sera facile de l’ouvrir à l’écran pour utiliser des fonctions de recherches telles que Ctrl + « F » par exemple, afin de vous diriger directement sur un segment ou une donnée précise de votre déclaration.

Afficher les erreurs pour les corriger

Après avoir générer l’attestation employeur, vous pouvez afficher les éventuelles erreurs. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur « Rapport d’erreurs »

Attention : Toutes les erreurs affichées devront être corrigées avant de passer à l’étape suivante.

Il est impératif d’intervenir dans votre dossier paie pour les rectifier.

Lorsque les erreurs sont corrigées, vous pourrez relancer une attestation employeur.

Remarque : L’attestation employeur peut être lancée autant de fois que nécessaire.

Exemple d’une liste d’erreurs :

A noter : Pour vous aider à rectifier les erreurs liées aux données chiffrées déclarées, nous vous invitons à imprimer un journal des salaires pour le mois considéré.

Attention : ne pas sortir de l’application après la génération d’une attestation sans erreur, sans avoir enregistré et téléchargé le fichier déclaratif sur votre poste (voir paragraphe suivant). Toute sortie de l’application à ce stade de la déclaration, nécessitera systématiquement de relancer l’attestation employeur, même si le dernier traitement n’a révélé aucune erreur.

Téléchargement

Il est possible de télécharger l’attestation employeur soit en mode test soit en mode réel.

Téléchargement du fichier en mode test : permet de générer un fichier alors que toutes les anomalies ne sont pas forcément rectifiées. Le fichier généré sera un fichier « test ». Il pourra être envoyé à l’administration (pour un éventuel contrôle), mais ne sera jamais validé.

Téléchargement du fichier en mode réel : cliquer sur ce uniquement lorsqu’aucune erreur a été détecté.

Une fois le fichier stocké sur le poste, vous pouvez sortir de l’application paie et transmettre ce fichier à Pôle Emploi.

Lorsque le déclarant n’est pas l’entreprise déclarée…

Si vous êtes connectés à l’application en tant que collaborateur d’un cabinet d’expertise, le fichier AED généré comportera systématiquement l’entreprise déclarante (avec les coordonnées du cabinet).

A l’inverse, si l’on se connecte à l’application en tant qu’utilisateur classique, le fichier AED généré ne comportera aucun déclarant.

Cette procédure est automatique. Il n’y a pas moyen d’y déroger.

Précision sur les primes

Pour la déclaration des primes dans le fichier AED, il est nécessaire de préciser la nature de chacune d’entre elles. Nous vous invitons à vous reporter à la notice sur la ventilation des « Primes de droit privé » pour la DNAC.

Titre complet de la notice évoquant ce sujet : « Primes de droit privé – Fiche déclaratif »