2. CREATION DOSSIER

2-1 Nouveau Dossier

Cliquer sur le menu Nouveau Dossier pour accéder à l’assistant de création de dossier.

Prendre en note : Il n’est pas possible de créer un dossier à partir d’un dossier existant.

2-1-1 Assistant de création de dossier => Onglet Général

Renseigner la raison sociale du dossier ainsi que toutes les zones obligatoires du dossier (régime fiscal, régime d'imposition si vous les connaissez etc. Il est néanmoins possible de laisser par défaut le choix « Non soumis » et d’y revenir ultérieurement).

En effet Ibiza étant un ERP, la création du dossier est unique pour tous les modules gérés par l’application et est par conséquent supportée et structurée par la partie comptable – certaines zones sont donc indispensables à renseigner même si on ne traite que de la paie sur cet exemple.

Sur certaines zones, vous avez accès aux listes déroulantes ou combo-box qui sont matérialisées par une flèche dans un carré gris :  

Saisir les caractères dans la zone pour filtrer l’affichage de la liste pour retrouver rapidement les informations nécessaires.

Vous pouvez sécuriser le dossier en définissant un mot de passe.

Pour passer d'un onglet à l'autre, cliquez sur le bouton "suivant" qui se trouve en bas de la page.

2-1-2 Assistant de création de dossier => GI/CRM

Seules les zones concernant le contact principal du dossier sont à renseigner sur cet écran : nom, prénom, mail et téléphone. Les autres peuvent ne pas être renseignées.

Pour le "Regroupement / dossiers" cliquez sur la flèche à droite de la combo-box, le nom du cabinet apparaît. Le site d’appartenance représente une sous-division du cabinet. Cela peut-être un site secondaire, un service, un collaborateur, etc.

2-1-3 Assistant de création de dossier => Missions

Choisir ensuite les modules auxquels vous devez avoir accès. Nous traiterons ici uniquement le module Paie. Indiquer la date de l’exercice comptable (obligatoire pour créer le dossier).

Si vous pratiquez le décalage de paie (exercice social du 01/12 au 30/11), cochez la case en question. Les compteurs fiscaux sont dans ce cas remis à 0 au 01/12 de chaque année.

2-1-4 Assistant de création de dossier => Plans et dossier modèle

Le dernier onglet sert aux renseignements d’informations comptables du dossier.

Le bouton "Terminer" finalise la création du dossier.

Les tables servant au fonctionnement du logiciel se créent.

Enfin, cliquer sur ok quand la fenêtre informant que le dossier est créé apparaît.

Une fenêtre propose de donner l’accès du dossier aux collaborateurs créés sur l’environnement cabinet.

Une fois le dossier créé, il apparait dans le widget Liste des dossiers.

2-2 Accéder au dossier

Pour accéder plus rapidement au dossier, saisir le nom ou une suite de caractères contenant le nom du dossier.

Pour ouvrir un dossier, on peut soit sélectionner le dossier dans la liste et double-cliquer sur les dates de l'exercice :

Soit indiquer le nom du dossier puis cliquer sur ouvrir :

2-3 Ouverture du dossier : nouvel onglet

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