3. PARAMETRAGE DU DOSSIER PERMANENT

Une fois le dossier ouvert, il convient de commencer les premiers paramétrages spécifiques à la paie. Module DP dans lequel on retrouvera entre autres deux menus :

• Général
• Social

Cliquer sur le module DP permet d’accéder aux différents menus.

3-1 Module DP – Général

Sélectionner le module "DP (données permanentes)" et cliquer sur Général.

3-1-1 Onglet Général

SIREN : Le Siren précédemment renseigné est repris, il est possible de le modifier si celui-ci n'était pas connu lors de la création du dossier.

Personnalité juridique : Choisir la personnalité morale ou physique en fonction des informations connues.

Forme juridique : Permet de sélectionner dans la combo-liste ou liste déroulante la forme juridique de l’entité.

Mono-établissement : Doit être cochée si la société ne possède qu’un seul établissement soit un n° Siret propre. Dans ce cas, le siège de l’entreprise est celui de l’unique établissement.

3-1-2 Onglet Juridique

3-1-3 Onglet GI CRM (ne concerne pas la paie)

Prendre note : Ici, la notion d’effectifs ne concerne pas le module Paie. Il n’y a rien à renseigner. L’information de l’effectif se renseigne depuis le module paie qui sera vu ultérieurement.

3-1-4 Onglet Etablissement

Dans le cas d’une société mono établissement, il doit être renseigné les informations d’identification de l’établissement dans les 3 sous onglets suivants :

•  Général
• Immatriculation
• Adresse de l’établissement

Ces informations sont également accessibles depuis le sous menu "établissement" du menu DP - "Social", amendées d’informations typées "paie".

Sous onglet Général de l’établissement

Nom d’usage : Permet de différencier plusieurs établissements ayant la même raison sociale pour un usage interne à l’application. Ainsi, officiellement les établissements auront le même "nom commercial" mais seront aisément identifiés. Le nom d'usage peut servir à reconnaître plus facilement les différents établissements.

NIC (post SIREN) : Renseigner ici le complément du numéro SIRET (5 derniers caractères).

NAF : Renseigner le code NAF (4 chiffres + une lettre) si cela n’a pas été fait lors de la création du dossier. La table apparaît lors de la saisie.

Mandataire : Correspond au mandataire social.

Sous onglet Immatriculation de l’établissement

Sous onglet Adresse de l’établissement

C’est l’adresse qui apparaîtra sur les bulletins de paie des salariés.

Règle de saisie des adresses :

Renseigner l’adresse, puis le code postal. Ouvrir la zone en cliquant dans la combo-liste "Code Insee Commune" pour sélectionner le code Insee correspondant au code postal indiqué. Normalement, l’information est automatiquement générée au niveau de la ville.

Pour enregistrer les modifications saisies dans les différents onglets, utiliser le bouton Enregistrer.

3-2 Spécificité : multi établissements

Lors de la création du dossier, l’option mono établissement est cochée par défaut. Dans le cas où la société serait multi établissements, veuillez décocher cette case dans l’onglet Général.

Sur l’onglet Etablissement, vous remarquerez que l’affichage a changé. Les établissements sont présentés sous forme de liste.

Un double clic sur l'établissement sélectionné permet de modifier les paramètres de l'établissement.

3-2-1 Création Nouvel établissement

Pour créer un nouvel établissement, veuillez cliquer sur le bouton "Nouvelle ligne".

Double clic sur nouvelle ligne.

Typer le nouvel établissement.

Le mandataire peut être le même, ou vous avez la possibilité d’en créer un nouveau depuis cet écran.

Les onglets Immatriculation et Adresse de l’établissement sont à renseigner.

Cliquer sur Enregistrer.

3-3 Module DP – Social

Ici, 3 sous-menus : Etablissement, Département et Service.

3-3-1 DP - Social - Etablissement

Sélectionner le module "DP (données permanentes)" et cliquer sur Social, puis Etablissement.

L’écran ci-dessous s’affiche.

Cliquer sur le signe > dans le volet de gauche à côté du nom de la société afin de déployer la liste des établissements créés dans le DP - Général.

Cliquer sur l’établissement pour le sélectionner. Deux onglets sont affichés en bas de l’écran :

Fiche : Identifiant les données de l’établissement sélectionné (identiques à celles figurant dans le menu Général du DP). 

Social : Identifiant certains paramétrages de paie, l’ensemble des affiliations aux différents organismes sociaux et aux conventions collectives.

Page Fiche (les informations peuvent également être modifiées depuis cet écran) :

•  Onglet Général
• Onglet Immatriculation
• Onglet Adresse de l’établissement

Ce sont les mêmes informations vues précédemment dans la partie Etablissement du DP – Menu Général, Onglet Etablissement.

Ce sont les mêmes informations vues précédemment dans la partie Etablissement du DP – Menu Général, Onglet Etablissement.

Prendre note : Le bouton Nouveau permet aussi de créer un établissement depuis cet écran.

Page Social : C’est ici que l’on va venir renseigner les premiers éléments de paramétrage de paie de chaque établissement.

3-3-1-1 Etablissement - Onglet Social - Général

Alsace Moselle : Si l’établissement est situé en région Alsace Moselle, cette case doit être cochée afin de pouvoir calculer les cotisations supplémentaires d’assurance maladie.

Taxe sur salaire : Dans le cas où l’employeur n’est pas soumis à la TVA sur la totalité de son chiffre d'affaires, il est soumis à la taxe sur les salaires.

Un choix entre le calcul mensuel ou le calcul annuel est proposé. Le calcul des taux majorés sur les T1, T2 et T3 est présent chaque mois (division des seuils par 12) ou lors du dépassement réel des seuils annuels. 

Taux d’assujettissement : Renseigner pour l’établissement, le % d’assujettissement à la taxe sur les salaires.

Déclarant Taxe sur salaire : Si la société possède plusieurs établissements, veuillez sélectionner celui déclarant et payeur de la taxe sur les salaires.

Code de la section prud’homale : A compléter pour information. 

Signataire : Information importante et obligatoire en DSN. Cela peut être le représentant de l’entreprise (Mandataire) ou une autre personne. Le bouton Nouveau permet de créer un signataire depuis cet écran. Il est nécessaire d’indiquer une adresse mail et un numéro de téléphone au contact. La liste des contacts créés est accessible dans le module DP, menu Contacts. Le signataire est la personne qui sera identifiée sur les documents de type certificat, attestation…

Type d’exonération : Permet de préciser si l’établissement bénéficie des aides liées aux ZRR (zone de revitalisation rurale), ZFU (zone franche urbaine), aux ZRU (zone de redynamisation urbaine), aux ZRD (zone de restructuration de la défense), ainsi qu’aux lois d’orientation outremer.

Date d’exonération : Préciser la date d’obtention de l’exonération afin de gérer la sortie dégressive de certains dispositifs d’exonération.

3-3-1-2 Etablissement - Onglet Social - Affiliations

Onglet Affiliations

L’ensemble des organismes est modélisé et suivi par l’éditeur qui est le seul à pouvoir en créer de nouveaux ou les mettre à jour.

Les organismes ont été classés selon différents filtres : le Type, l’Organisme et l’Adresse de l’organisme.

Une affiliation de type "Protection sociale" est obligatoire.

Il convient de créer autant d’affiliations que de contrats existants au sens bordereaux de déclarations. 

Il est fortement recommandé de dissocier les affiliations Agirc, Arrco, Prévoyance et Mutuelle sur plusieurs lignes distinctes même si l’organisme est identique. 

Pour passer d’une zone à une autre, le plus rapide est l’utilisation de la touche "Tab" du clavier. Il est recommandé d'ouvrir la fiche de l’affiliation pour déterminer les paramétrages en cliquant sur le crayon à côté du chiffre.

Cliquer sur le bouton "Nouvelle ligne" pour insérer les affiliations aux organismes sociaux.

La fiche de l’organisme est présentée ainsi, il convient de la compléter :

Contrat : Renseigner obligatoirement le numéro du contrat d’adhésion de l’établissement à l’Organisme de Protection Sociale (OPS).

Type : Les différents types proposés sont les suivants :

Choisir le type de l’organisme parmi la liste. Si vos cotisations de prévoyance et mutuelle sont recouvrées par un organisme de type Retraite (exemple : Malakoff, Klesia,…), il est nécessaire de choisir "RETRAITE" puis de définir s’il s’agit de cotisations Prévoyance ou Mutuelle en cochant la case correspondante.

Organisme : Un menu déroulant donne la liste de tous les OPS ayant le même type. Cette liste est modélisée. Il est possible de saisir les premiers caractères de l’organisme pour réduire la liste et accéder plus rapidement à son choix.

Adresse de l’organisme : Sélectionner l’adresse de l’organisme souhaitée dans la liste proposée. Certains organismes peuvent avoir plusieurs adresses. Cette adresse sera reprise dans les éditions et attestations. Attention, les cotisations seront transmises à l’OPS via la DSN selon son identifiant OPS DSN.

Pour les affiliations de retraite, choisir un organisme gérant l’Agirc ou l’Arrco, visible en cliquant sur le lien organisme, ou sélectionner le groupe. 

Le code institution et l’identifiant OPS (DSN) permettent de vérifier si l’Organisme sélectionné est celui réellement souhaité. Les codifications du code institution Axxx concernent les organismes de retraite Arrco, Cxxx concernent les organismes de retraite Agirc, les organismes de prévoyance et mutuelle dits Organismes Complémentaires sont codifiés en numérique xxxx.

Établissement déclarant : Renseigner l’établissement déclarant. Cela permet dans le cas de société multi établissements d’identifier l’établissement qui regroupera tout ou partie des déclarations.

Exemple : l’établissement B peut avoir comme établissement déclarant l’établissement A, et les établissements C & D peuvent être déclarés sur l’établissement E.

Établissement payeur : Dans le cas des OPS URSSAF, une case à cocher supplémentaire apparaît.

Elle permet d’identifier l’établissement qui s’acquittera des cotisations dans le cas où l’entreprise est multi-établissements ou dans le cas d’un VLU (versement en lieu unique). Pour les autres (Pôle Emploi Spectacle, Retraite & Prévoyance), il s’agit de sélectionner dans un menu déroulant l’établissement payeur. 

Cases à cocher ARRCO, AGIRC, Prévoyance ou mutuelle : Permettent de déterminer la nature réelle de l’organisme. Pour un organisme de retraite cocher ARRCO ou AGIRC ; pour un organisme de mutuelle ou de prévoyance dont le type serait Retraite, cocher la case correspondante à la véritable nature de l’organisme (Prévoyance, Mutuelle). Attention, veuillez cocher une seule case par organisme.

Date de début ou fin : Ces dates permettent de gérer les changements de contrats et donc de rendre des affiliations non affectables à un salarié.

Voici différents exemples d’affiliations exigeants votre vigilence :

En sélectionnant un organisme typé Retraite recouvrant la prévoyance, le fait de cocher la case prévoyance viendra « contre typer » l’organisme et permettra le rattachement des rubriques à l’organisme sur le bulletin et dans l’état des charges.

Si l’organisme est typé Mutuelle alors il ne sera pas nécessaire de cocher les cases mutuelle. 

Affiliations - Onglet Options Contractuelles et Contacts

Affiliations - Onglet Paiement

Cet onglet permet d’effectuer le paramétrage du paiement des cotisations à l’organisme sélectionné. Le choix du compte de paiement 1 est celui qui prévaut. Le compte de paiement 2 n’est actuellement pas fonctionnel dans l’application.

Compte de paiement : il s’agit des comptes bancaires définis dans la société. Si aucun compte n’a été créé, il est possible d’en créer un nouveau depuis ce module.

Renseigner le nom de la banque.

Compléter ensuite les zones :

•  Nom du titulaire
• Code de la banque
• Code de l’agence
• Numéro de compte (sans la clé)
• Clé
• Devise (EUR)

IBAN : Génération automatique en fonction des données bancaires complétées.

Code BIC (SWIFT) : Donnée utilisée pour les opérations de virements. 

Les codes IBAN et BIC sont obligatoires pour la génération des virements SEPA.

Le code BIC comporte huit ou onze caractères, il est indiqué sur le relevé d’identité bancaire et obligatoire pour que la génération des virements en norme SEPA puisse avoir lieu.

Il est possible depuis le module DP, menu Comptable – Comptes bancaires,  de créer en amont les RIB de l’entreprise qui serviront au paiement des salaires et des cotisations en norme SEPA. On retrouvera ici les RIB créés dans l’onglet Paiement de l’affiliation. La création du RIB est ici effectuée avec le bouton Insérer.

Mode de paiement : Indiquer le mode de paiement souhaité.

• Chèque : L’employeur enverra un chèque. Il est inutile de renseigner la zone compte de paiement.
• Prélèvement SEPA (Télé-règlement) : Il s’agit d’un prélèvement. Il convient dans ce cas de renseigner le compte de paiement sur lequel le prélèvement sera effectué.
• Virement : La somme à payer sera virée manuellement sur le compte bancaire de l’organisme. 

Périodicité de paiement : Indiquer la périodicité de paiement.

Exemple : Onglet Paiement

Affiliations - Onglet Rubriques

Les affiliations sont à compléter pour chaque établissement. Elles peuvent éventuellement être copiées et collées d’un établissement à l’autre. Pour cela, sélectionner les lignes, cliquer sur Copier ; dans le tableau de l’autre établissement Coller.

3-3-1-3 Etablissement - onglet Social - Conventions Collectives

Les conventions collective sont modélisées par I ’éditeur qui est le seul à pouvoir en créer de nouvelles.

Cliquer sur le bouton "Nouvelle ligne" pour insérer la ou les conventions collectives rattachées à l’établissement.

Une Convention collective principale est obligatoire.

Insérer autant de lignes qu’il y a de conventions collectives en vigueur dans l’établissement.

La recherche de la convention est opérée avec le code IDCC (à ne pas confondre avec les N° de publication au JO qui commencent en général par le chiffre 3) ou par son nom. Le Droit du Travail est identifié sous l’IDCC 0000. 

Il est important d’indiquer si oui ou non vous souhaitez appliquer les accords non étendus.

Certaines conventions collectives présentent des "secteurs" comme le transport routier qui intègre les activités de transport de marchandises, le déménagement, de personnes etc. À sélectionner si le champ secteur est présenté. L’absence de ce champ indique l’absence de secteur sur la convention sélectionnée.

Certaines conventions collectives présentent des "secteurs" comme le transport routier qui intègre les activités de transport de marchandises, le déménagement, de personnes etc. À sélectionner si le champ secteur est présenté. L’absence de ce champ indique l’absence de secteur sur la convention sélectionnée.

Le secteur peut dans d’autres cas déterminer une région comme l’Architecture ou les Etam du bâtiment mais également le choix de présentation du bulletin dans les HCR (Urssaf ou syndicale).

3-3-2 DP - Social - Département

Les "Départements" sont des sous-ensembles d’un établissement permettant de regrouper une population de salariés sur des critères communs. Ils permettent l’obtention de sous-totaux dans les états et la personnalisation de certains paramètres de paie.

Le département n’est pas en tant que tel une répartition analytique mais pourra faire l’objet d’un rattachement à une section analytique.

Établissement : Choisir l’établissement sous lequel le département va être créé.

Département : Renseigner le département que vous souhaitez créer puis "enregistrer et fermer".

Renouveler l’opération pour chacun des départements à créer.

3-3-3 DP - Social - Service

Les services sont des sous-ensembles d’un département permettant de regrouper une population de salariés sur des critères communs. Ils permettent l’obtention de sous-totaux dans les états et la personnalisation de certains paramètres de paie.

Le service n’est pas en tant que tel une répartition analytique mais pourra faire l’objet d’un rattachement à une section analytique.

Département : Choisir le département sous lequel le service va être créé.

Service : Renseigner le service que vous souhaitez créer puis "enregistrer et fermer".

Renouveler l’opération pour chacun des services à créer.

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