4. PARAMETRAGE PAIE

Ceci est la troisième étape de création d’un dossier de paie. Elle va permettre d’effectuer un certain nombre de paramétrages nécessaires avant la création des fiches salariés.

Pour accéder au menu de paramétrage, cliquer depuis l’Accueil sur le module Paie.

4-1 Paramètres – Préférences 

4-1-1 Paramètres – Préférences – Social

4-1-1-1 Préférences - Social - Onglet Général

Horaire : Trois horaires collectifs différents sont possibles. L'horaire collectif applicable au salarié devra être rattaché dans la fiche du salarié en fonction de ce qui est complété ici.

Valorisation des absences en heures :

Taux horaire moyen : Les absences sont valorisées avec un taux horaire calculé comme suit :

Somme des montants salariaux inclus dans le taux horaire moyen (salaire de base + H.S. structurelles + autres rubriques de rémunération pour lesquelles l’accumulateur est coché) / somme des heures contractuelles (colonne "nombre " des rubriques) incluses dans le taux horaire moyen.

Taux horaire moyen sur heures réelles : Les absences sont valorisées avec un taux horaire calculé comme suit :

Somme des montants salariaux inclus dans le taux horaire moyen (salaire de base + H.S. structurelles + autres rubriques de rémunération pour lesquelles l’accumulateur est coché) / nombre d’heures réelles du mois (présenté sur la rubrique 0050 qui apparaîtra automatiquement sur le bulletin si cette valorisation est choisie)) calculé en fonction de la répartition hebdomadaire des heures de travail complétée dans la fiche contrat.

Taux horaire normal : Les absences sont valorisées avec le taux horaire de la rubrique de salaire de base. Il s’agit du taux horaire contractuel du salarié.

Taux horaire réel : Les absences sont valorisées avec un taux horaire calculé comme suit :

Salaire de base / nombre d’heures réelles du mois (présenté sur la rubrique 0050 qui apparaîtra automatiquement sur le bulletin si cette valorisation est choisie) calculé en fonction de la répartition hebdomadaire des heures de travail complétée dans la fiche contrat. 

Aucun autre paramétrage n’est nécessaire pour les rubriques d’absences. Cependant, lorsque le salarié effectue des heures supplémentaires structurelles, en fonction de la valorisation des absences choisie,  il conviendra de saisir distinctement les absences sur les heures normales puis celles sur les heures supplémentaires structurelles.

Valorisation des absences en jours :

Taux journalier absence congés payés : Salaire de base / 26 jours (semaine de 6 jours pour CP). Pour les salariés en forfait jours, l'absence sauf pour "entrée-sortie" se calculera sur la même base que les congés payés.

Taux journalier moyen : (Salaire de base + rubriques d’éléments de rémunération pour lesquelles l’accumulateur est coché) / 18.667 (ou 218/12ème).

Taux journalier moyen sur jours réels : (Salaire de base + prime d’ancienneté si accumulateur coché) / nbre de jours réels travaillés sur le mois (présenté sur la rubrique 0050 qui apparaîtra automatiquement sur le bulletin si cette valorisation est choisie), calculé en fonction de la répartition hebdomadaire des jours de travail complétée dans la fiche contrat.

Taux journalier normal : Salaire contractuel annuel / nbre de jours contractuel annuel.

Taux journalier réel : Salaire de base / nbre de jours réels travaillé sur le mois (présenté sur la rubrique 0050 qui apparaîtra automatiquement sur le bulletin si cette valorisation est choisie), calculé en fonction de la répartition hebdomadaire des jours de travail complétée dans la fiche contrat.

Taux journalier sur jours à travailler dans l’année : Salaire contractuel annuel / nbre de jours stricts à travailler dans l’année (exemple : 218 jours + 25 jours CP + 8 jours fériés = 251 jours) à compléter sur la zone nbre de jours à travailler dans l’année. Attention, il vous appartient de le mettre à jour s’il venait à être différent d’une année sur l’autre. 

Valorisation des heures supplémentaires :

Les différentes méthodes de calcul du taux horaire sont effectuées selon les mêmes règles que celles des absences valorisées en heures ou en jours. La méthode de calcul de valorisation du taux horaire sélectionnée se verra appliquer la majoration pour heures supplémentaires. 

Csg-Crds des IJSS à la charge du salarié : Dans le cadre de la subrogation des IJSS présente sur le bulletin, la part de Csg-Crds des IJSS nettes retenues par la CPAM devrait rester à la charge du salarié. Le maintien du salaire net ne devrait donc plus être garanti à 100% du salaire qu’aurait perçu le salarié s’il n’avait pas été absent pour maladie, mais déduction faite de la Csg-Crds sur les IJSS. Ce mode de calcul étant validé par la jurisprudence, l’employeur ne devrait pas à prendre en charge une cotisation salariale.

La réintégration sociale : Elle sera calculée automatiquement sur les bulletins selon la méthode retenue, ou non gérée. Attention, dans le cas de la méthode progressive, si vous choisissez de désactiver la rubrique de réintégration sociale, les automatismes liés à ce calcul et notamment celui du forfait social ne seront plus assurés.

Durée moyenne d’une journée : Utilisée pour le calcul de rachat des RTT. 

Penser à Enregistrer les modifications apportées.

4-1-1-2 Préférences - Social - Onglet CP

Gestion des CP : Cochée par défaut. Cette case permet d’activer les compteurs de congés payés.

Gestion sans impression : Les compteurs de CP sont activés mais non imprimés sur les bulletins.

Report des CP n-1 : Cochée par défaut. Permet le report des jours acquis, pris n-1 dans des compteurs de reliquat nommés "Jour n-2", cumulés aux compteurs N-1 sur l’impression du bulletin.

Commissions exclues de l'absence CP : Permet de ne pas inclure les commissions perçues sur le mois dans le calcul de l'absence congés payés.

Proratisation indemnité de précarité : L’indemnité de précarité, prise en compte pour le calcul de l’indemnité de CP, sera proratisée en fonction du nombre de jours de congés restant à prendre.

Date de l’exercice des CP : Définit la période de basculement des compteurs de congés payés. Proposée en Juin par défaut, elle peut être positionnée en Avril (cas du BTP) ou Janvier par exemple.

Date de l'exercice des CP ancienneté et supplémentaires : Période à laquelle les jours de CP pour ancienneté et supplémentaires sont implémentés dans les compteurs, si cela est prévu par la convention collective. Le choix Date d’ancienneté salarié permet de les implémenter à la date anniversaire du contrat du salarié. 

Valorisation et Valorisation (prise par anticipation) : Sélection de la méthode de valorisation des congés payés au moment de leur prise ou du paiement d’une indemnité de CP 

• Dixième strict : valorisation des CP au 10ème sans tenir compte du maintien de salaire.    
• Maintien avec dixième (avec régularisation annuelle) : le maintien est appliqué toute l’année et une régularisation est effectuée en fin de période ou sur un solde de tout compte au plus favorable pour le salarié.
• Maintien strict : valorisation des CP au maintien en ignorant toute notion de 10ème.
• Non valorisé : aucune indemnité de CP n’est calculée (utilisé par exemple dans le cas où une caisse de congés payés indemnise le salarié et lorsqu’il est souhaité que les compteurs CP en jours soient implémentés).
• Plus favorable (méthode proposée par défaut) : l’indemnité est calculée au plus favorable pour le salarié au moment où les congés payés sont pris en comparant la méthode du maintien et celle du dixième.

Calcul du maintien pour les forfaits jours : Dernier mois sans absence/nbre de jours du mois ou moyenne mensuelle.

Mode d’acquisition : Permet de déterminer l’acquisition en jours ouvrés (2,08 jours par mois, soit 25 jours au total, du lundi au vendredi c’est à dire cinq semaines de congés payés) ou en jours ouvrables (2,50 jours par mois, soit 30 jours au total, du lundi au samedi c’est-à-dire cinq semaines de congés payés). Le mode libre permettra de préciser des nombres de jours en dehors de ces règles (par exemple une 6ème semaine dans l’hôtellerie).

Nombre de jours acquis par mois : En rapport avec le mode d’acquisition : 2,08 ou 2,50 ou autre.

Nombre de jours par mois : En rapport avec le mode d’acquisition : 21.67 ou 26 ou autre utilisé pour le calcul du maintien.

Gestion des samedis : ouvre des compteurs de samedis acquis et pris – gestion manuelle

Fractionnement : Permet d’activer le calcul des jours de congés payés supplémentaires au titre du fractionnement.

Mois de fin du fractionnement : Période déterminant le mois de fin du fractionnement. Les jours de CP supplémentaires pour fractionnement seront implémentés dans les compteurs de M+1.

4-1-1-3 Préférences - Social - Onglet RTT

Gestion des RTT : Permet d’activer les compteurs de RTT.

Gestion sans impression : Les compteurs de RTT sont activés mais non imprimés sur les bulletins.

Mode d’acquisition : Acquisition des RTT en heures ou en jours permettant le contrôle des rubriques d’absence RTT en heures ou en jours.

Période d’acquisition : Permet de définir la période d’acquisition des RTT : mensuel, bimensuel, trimestriel, quadrimestriel, semestriel, annuel ou libre. Ce ne sont pas forcément des périodes dites "civiles". En fonction de la période d’acquisition, le droit se cumulera en respectant la périodicité définie. Le mode "Libre" obligera l’utilisateur à paramétrer la rubrique d’acquisition 9979 en fonction de ses propres règles.

Mois d’acquisition : En rapport direct avec la période d’acquisition. Selon la période d’acquisition, le compteur RTT acquis sera crédité en fonction du mois d’acquisition déterminé ici. Ainsi, si la période d'acquisition est trimestrielle et que le mois d’acquisition est février, le prochain mois d’acquisition sera mai (soit 3 mois plus tard)...

Droit annuel : Nombre de RTT acquis sur l’année sans notion d’unité. Le droit sera calculé en fonction de la période d’acquisition déterminée. Par exemple si l’acquisition est bimensuelle et le droit annuel de 12, tous les 2 mois le compteur RTT sera crédité de (12 / 6) 2 jours. Si l’acquisition est mensuelle et le droit annuel de 13, tous les mois le compteur RTT sera crédité de 1.08 jours (13/12).

Basculement : Si la case est cochée, un basculement des RTT acquis/pris aura lieu de l’exercice n à n-1. Dans ce cas, il conviendra de déterminer ce qu’il advient des compteurs n et n-1 en fin d’exercice (voir ci-dessous). Si la case n’est pas cochée, aucun basculement ne sera effectué d’un exercice n à n-1, donc les compteurs RTT n-1 seront inexistants. 

Début de l’exercice des RTT : Détermine la période à laquelle le basculement de n à n-1 est opéré.

Mode de remise à zéro de l’année n : Si le basculement est autorisé (case Basculement cochée), il convient de déterminer du devenir des RTT de l’année n. Différentes valeurs sont possibles :

Période de remise à zéro de l’année n : Renseigner le mois de remise à 0 à utiliser uniquement pour le mode de remise à 0 de l’année N paramétré Périodique.

Mode de remise à zéro de l’année n-1 : Si le basculement est activé, il est nécessaire de définir le mode de remise à 0 du compteur n-1.

Date de remise à zéro de l’année n-1 : En fonction du mode de remise à 0 de N-1 décrit ci-dessus, renseigner la date de basculement si le mode est "Libre". Attention, la date doit être mise à jour chaque année.

4-1-2 Paramètres – Préférences – Paie

Date de remise des bulletins : Elle identifie la date de paiement présente sur les bulletins. Exemple : date de remise = date de fin ou = dernier jour du mois. Si vous choisissez "Choix du jour" une nouvelle zone de saisie s'affichera afin de renseigner la date de remise des bulletins.

Date de fin de période de paie : Préciser la date déterminant la fin de votre période de paie. En général le 31.

Date de fin de collecte des variables : Préciser ici la date correspondant à la fin de la collecte des variables de paies issues de la saisie planning. Une paie du 1er au 31 peut recevoir des variables du 21 du mois précédent au 20 du mois courant. Dans ce cas, préciser le 20.

Date de redressement judiciaire : En cas de redressement judiciaire (voir FAQ Redressement judiciaire).

Gestion automatique des grilles de saisie : Cette option permettra de générer automatiquement les grilles de saisie collective du mois suivant après la clôture du mois de paie.

Gestion avancée de la paie à l’envers : Permet d’activer un module complet de modélisation de contrats rémunérés en NET, avec imputation de résultat multi rubriques. Nécessite obligatoirement une prestation de l’éditeur du fait de la complexité de mise en œuvre.

Caisse de congés payés : La présence de ce champ est conditionnée à l’existence d’une affiliation caisse de congés payés dans le DP social sur au moins un établissement. 

Gestion directe : Les cotisations retraite et prévoyance dues sur l’indemnité de congés payés sont versées directement par la caisse de congés payées, aucun retraitement ne doit être fait sur le bulletin du salarié. 

Mode déclaratif : Permet d’insérer dans le bulletin du salarié la rubrique 3013 Indemnité CP versée par la caisse de congés payés dont le montant complété par vos soins sera soumis aux cotisations retraite et prévoyance.

Déclarer les ICP des ETAM : 

Déclarer les ICP des cadres : 

Déclarer les ICP des ouvriers :

Mode de règlement par défaut : Sélectionner le mode de paiement des salaires appliqué par défaut virement, chèque ou espèces pour l'ensemble de vos salariés. Vous aurez la possibilité de déroger au niveau du salarié et du bulletin.

Mode de règlement par défaut pour le bulletin de solde de tout compte : Sélectionner virement, chèque, espèces ou pas de changement pour le paiement du dernier bulletin du salarié.

Compte bancaire principal : Sélection du RIB qui sera proposé par défaut pour le paiement des salaires lorsque le mode de règlement choisi est "virement". 

Compte bancaire subrogation DSN : Sélection du RIB proposé par défaut pour la subrogation lors de l’établissement des DSN évènementielles.

Afficher le RIB sur le bulletin : Permet d'imprimer le RIB du salarié sur le bulletin de paie.

Inscrit au Registre des métiers : Concernait l’ancien calcul des bases de cotisations pour les salariés apprentis. Il n’est plus nécessaire de compléter cette case depuis les contrats souscrits à compter du  1er janvier 2019.

Date de cessation d’activité : En cas de cessation de l’activité.

4-1-3 Paramètres – Préférences – Bulletins

Ces préférences permettent de personnaliser l’édition du bulletin de paie.

Nom du bulletin : Il est possible de remplacer la mention "bulletin de paie" par une mention libre. Attention cela concernera les bulletins de paie de tous les salariés.

Plusieurs cases à cocher sont proposées afin de vous permettre de choisir les informations devant figurer sur les bulletins de paie. Si certaines mentions ne devaient pas être imprimées, il est nécessaire de décocher la case correspondante.

Commentaire : Permet de saisir un commentaire qui sera imprimé dans la zone Commentaire de tous les bulletins.

Les seuils 1 et 2 de création collective : RAS, ne concerne plus le moteur de calcul des bulletins actuel.

4-2 Paramètres – Effectifs

La gestion des effectifs est un élément très important pour le calcul des bulletins de paie. En effet, vous n’avez pas à gérer de "profils salariés" ou de "bulletins modèles". C’est la prise en compte dynamique de chaque effectif qui activera ou inhibera certains calculs lors de la génération du bulletin.

L’écran est composé de deux volets :

Volet de  gauche : Présente la liste des établissements, la date du calcul de l’effectif et sa valeur (après avoir lancé la commande "Générer les effectifs"). La valeur reprise par défaut est celle de l’année précédente. Si aucun effectif n’avait été généré, la valeur sera 0.

Prendre en note : La dernière colonne intitulée "Modification" permet de modifier la valeur de l’ensemble des effectifs (voir commentaires ci-dessous).

Volet de droite : Après sélection d’un établissement sur le volet de gauche, la liste des effectifs rattachés à cet établissement est affichée avec son type, sa valeur complétée au niveau de l’établissement et son seuil. Les effectifs sont affichés en fonction de la date de référence.

 Exemples :

• avec une date de référence située en 2021, les effectifs au 31/12/2020 sont affichés.
• une date de référence située en 2020 permettra de consulter les effectifs au 31 décembre 2019.

4-2-1 Générer les effectifs

Les effectifs doivent être générés à chaque début d’année civile représentant ceux au 31/12 de l’année précédente.

Pour lancer la génération des effectifs, cliquer sur le bouton "Générer les effectifs". 

Les types d’effectifs dits « principaux » suivants seront créés : 

• Versement mobilité
• Urssaf annuel (classique)
• TEPA
• Taxe d’apprentissage
• Formation Professionnelle 
• FNAL
• Fillon (coefficient)
• Effort de Construction
• Apprenti

Vous pourrez ensuite insérer si besoin, un autre type d’effectifs dits "facultatifs", comme par exemple l’effectif expatrié assurance volontaire maladie si l’employeur est concerné.

Lorsque les effectifs ont déjà été générés l’année précédente, l’ensemble des effectifs déjà en place sont régénérés automatiquement, y compris les effectifs dits "facultatifs. 

Prendre en note : Un effectif généré pour la première fois le sera avec la valeur zéro par défaut. Une intervention manuelle afin de modifier l’effectif sera donc nécessaire (voir ci-après).

4-2-2 Modifier la valeur de l’effectif par établissement

Lorsque l’effectif généré dans la colonne Effectif n’est pas correct, il convient de le modifier manuellement pour chaque établissement. Dans le volet de gauche, saisir la valeur de l’effectif dans la colonne "Modification" et cliquer sur "Enregistrer". Cette valeur sera imposée à l’ensemble des types d’effectifs de l’établissement dans le volet de droite.

Prendre en note :Il est possible de modifier individuellement l’effectif de chaque type d’effectif d’un établissement (voir explications ci-dessous). Les seuils correspondant seront dynamiquement mis en à jour.

Exemple : Le précédent effectif de l'entreprise au 31 décembre 2019 était de 9 salariés. Cet effectif est passé à 12 au 31 décembre 2020. Après avoir modifié la valeur "12" dans la colonne "Modification" et Enregistrer, chaque type d’effectif est mis à jour avec cette valeur modifiée.  Les conséquences relatives au franchissement du seuil des 11 salariés de cet exemple auront un impact sur le forfait social à 8%, les charges sur les apprentis, les provisions au titre de la formation professionnelle continue, ainsi que sur le versement mobilité après la période de franchise pour les établissements qui dépassent 11 salariés pour la première fois. 

Si l'effectif au 31 décembre 2020 avait été de 22 salariés, cela aurait également eu un impact sur :

• TEPA : Depuis le 1er juillet 2012, seule la déduction forfaitaire patronale pour les entreprises de moins de 20 salariés subsiste parmi les réductions dites "TEPA". Lorsque le seuil de 20 salariés est franchi, il n’y aura plus de déduction patronale TEPA après les 3 années de gel relatives à la loi pacte.
• Fillon : Le calcul du coefficient est différent entre les entreprises de moins de 20 salariés et celles dont l’effectif est supérieur ou égal à 20 salariés.

4-2-3 Ajout d’un effectif facultatif

L’ajout d’un effectif facultatif nécessite une intervention manuelle :

• Clic sur le bouton "Insérer" situé au-dessus du tableau (partie gauche)
• Sélectionner l’effectif désiré, par exemple pour les expatriés
• Rattacher cet effectif à un établissement
• Lui attribuer une valeur

4-2-4 Modification d’un seuil de l’effectif

Si l’on souhaite modifier un seuil d’effectif en lui attribuant un seuil différent que celui proposé :

• double clic sur le champ du seuil de d’effectif concerné
• sélectionner le seuil souhaité
• enregistrer.

4-2-5 Modification de la valeur de l’effectif

Nous avons décrit ci-dessus que l’effectif saisi par établissement (volet gauche) est imposé à l’ensemble des types d’effectifs de l’établissement (volet droit) et déclenche les différents seuils de l’effectif. 

Il est possible et même obligatoire dans certain cas de modifier la valeur de l’Effectif du volet droit afin d’ajuster l’effectif société en lieu et place de celui de l’établissement. En effet, certains types d’effectif, comme par exemple le FNAL, ne doit pas être apprécié au niveau établissement afin de déterminer son taux, mais bien au niveau de la société. Il convient dans ce cas pour chaque type d’effectif concerné, de venir remplacer manuellement l’effectif établissement par l’effectif de la société, et de vérifier le seuil. 

Après avoir fait les modifications nécessaires, il convient d’enregistrer.

4-3 Paramètres – Rubriques

Cette fonctionnalité sera expliquée au chapitre 10 traitant de la saisie des variables de paie. C'est ici que vous aurez la possibilité de paramétrer la grille de saisie planning en indiquant les rubriques que vous souhaitez utiliser lors de la saisie des variables.

4-5 Paramètres – Taux Accident du Travail

Cliquer sur le bouton "Insérer" pour créer un taux.

Établissement : Sélectionner l’établissement auquel se rattache le taux AT.

Code Risque : Correspond au code risque de la notification que vous adresse la CRAM ou la CRAMIF. Il est composé de trois chiffres et de 2 lettres.

Le Libellé : Permet de distinguer les différents taux AT qui pourraient exister dans l’établissement en fonction des populations (Bureau, chantier, atelier, etc.). Il ne sert pas à gérer le millésime des taux.

Bureau : Cette zone correspond à la colonne "B" de la notification reçue de la CRAM (Caisse Régionale d’Assurance Maladie). 

Lorsque l’on visualise les taux AT/MP dans la grille, le taux applicable n'est pas visible. Il faut ouvrir la fiche du taux (par un double clic) et se positionner sur l’onglet taux pour consulter le taux correspondant et les dates d'application.

Section : Correspond à la colonne "section" de la notification reçue de la CRAM (Caisse Régionale d’Assurance Maladie). Cette section est généralement égale à 01 sauf dans le cas où plusieurs taux AT sont présents au sein de l’établissement (exemple : taux chantier et taux administratif).

Zone CTN : Correspond au code Comité Technique National. L’information se trouve également sur la notification de la CRAM. 

Taux AT : Renseigner le taux accident du travail. Les zones "Date début validité" et "Date fin validité" permettent de déterminer précisément la période pendant laquelle le taux AT devra être appliqué.

Taux AT modélisé : il existe un certain nombre de taux Accident du Travail déjà modélisé. Si vous utilisez utiliser l’un de ces taux, vous n’avez pas d’autres informations à compléter, tout sera automatique.

4-6 Paramètres – Taux Versement Mobilité

Pour une gestion manuelle du taux versement mobilité, le fonctionnement de ce module est identique à celui du taux accident du travail.

Pour une gestion modélisée, lorsque vous avez complété le code Insee Commune dans le DP Général Établissement, onglet Adresse, le taux versement mobilité est automatiquement créé.

Le taux versement mobilité modélisé ou créé manuellement, si la case Taux par défaut est cochée, sera rattaché automatiquement aux salariés lors de leur création. C’est l’effectif d’assujettissement et son seuil de lissage qui permettra son calcul sur les bulletins.

Si vous ne souhaitez pas voir appliquer le taux modélisé ou si un salarié doit être rattaché à un taux versement mobilité différent que celui modélisé :

Établissement : Sélectionner l’établissement auquel se rattache le taux mobilité.

Libellé : Permet de distinguer les taux en cas de taux multiples en renseignant par exemple la ville correspondante. 

Taux versement mobilité : Renseigner le taux. Les zones "Date début validité" et "Date fin validité" permettent de déterminer précisément la période pendant laquelle le taux de versement mobilité sera appliqué.

4-7 Paramètres – Liaisons Comptables et Analytiques

Voir le chapitre 15 : Clôture et comptabilité

4-8 Paramètres – Outils

Voir le chapitre 8 dédié aux bulletins de reprise ainsi que la notice dédiée aux bulletins de reprise dans la FAQ.

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