15. CLOTURE ET COMPTABILITE

15-1 Principe

La centralisation comptable consiste à compiler des valeurs présentes sur les rubriques des bulletins de paie, selon une table de correspondance avec les comptes comptables, afin de générer les écritures de salaires (ou OD de paie). Nous proposons dans l’application un paramétrage de base de cette table de correspondance qui pourra être personnalisée par vos soins.

Toutes les rubriques du plan de paie modèle font l’objet d’un rattachement de la valeur de la part salariale et patronale vers des comptes comptables.

Une rubrique ne devant pas faire l’objet de centralisation en comptabilité doit subir un paramétrage "Non imputé" afin de ne pas comptabiliser ses valeurs dans un compte d’attente. Les rubriques de type INTER (pour intermédiaire) ne sont pas prises en compte dans ce traitement. 

Il vous est possible de personnaliser ce paramétrage sur plusieurs niveaux :

• Cabinet
• Société
• Établissement
• Département
• Service

Le plus simple pour cela est de copier le paramétrage du cabinet et de le coller au niveau de votre choix, afin de le personnaliser dans le dossier. Lors de la génération des écritures, les paramètres situés au niveau le plus proche du salarié sont prioritaires.

15-2 Liaisons comptables

Accès : Module Paie - Paramètres - Liaisons Comptables - Paramètres - OD Standard

Dans le dossier, des préférences de paramétrage doivent être effectuées (menu paie, paramètres, liaisons comptables, paramètres) :

Utilisation de la comptabilité Ibiza : Si vous n’utilisez pas la comptabilité disponible sur l’application, des formats de sorties modélisés sont proposés dans la liste déroulante.

Code journal : Préciser le code du journal comptable des OD de paie.

Cumuler les parts salariales et patronales : Par défaut, dans les comptes tiers, l’écriture sera présentée avec les valeurs salariales et patronales non cumulées, sauf si vous cochez cette case. Elles seront dans ce cas additionnées et présentées sur une seule ligne dans les comptes tiers.

Rupture par établissement (département ou salarié) : Les écritures seront générées par établissements (département ou salariés).

Compte d’attente : Préciser le numéro du compte d’attente qui sera utilisé pour rééquilibrer une OD en cas d’anomalie de paramétrage.

15-3 Ventilations comptables

Un paramétrage standard, commun à l’ensemble des dossiers du cabinet, est disponible depuis la plateforme principale ou environnement cabinet (cf chapitre 1 Accès).

Accès : Module Administration - Liaisons Compta Paie - Affectations comptables

Ce paramétrage proposé par défaut peut être personnalisé au niveau cabinet et utilisé pour tous les dossiers. Cela implique une uniformité des plans comptables paie dans tous les dossiers. Cette uniformité rendra en effet plus simple le traitement de l’OD de paie car vous n’aurez pas à le personnaliser sur chaque dossier. 

Si une personnalisation est réalisée dans le dossier, elle sera prioritaire sur le paramétrage cabinet et traitée selon son niveau (Société, Etablissement, Département, Service).

Pour personnaliser le plan comptable au niveau de la société, sélectionner l’ensemble des affectations comptables au niveau du cabinet (plateforme principale) et cliquer sur l’icône copier. Puis le coller dans les affectations comptables du dossier.

Accès : Module Paie - Paramètres - Liaisons Comptables - Paramètres - OD Standard

Ce paramétrage proposé par défaut peut être personnalisé au niveau cabinet et utilisé pour tous les dossiers. Cela implique une uniformité des plans comptables paie dans tous les dossiers. Cette uniformité rendra en effet plus simple le traitement de l’OD de paie car vous n’aurez pas à le personnaliser sur chaque dossier. 

Si une personnalisation est réalisée dans le dossier, elle sera prioritaire sur le paramétrage cabinet et traitée selon son niveau (Société, Etablissement, Département, Service).

Pour personnaliser le plan comptable au niveau de la société, sélectionner l’ensemble des affectations comptables au niveau du cabinet (plateforme principale) et cliquer sur l’icône copier. Puis le coller dans les affectations comptables du dossier.

Accès : Module Paie - Paramètres - Liaisons Comptables - Paramètres - OD Standard

Cliquer sur l’icône Coller soit au niveau société, soit au niveau établissement en développant l’arborescence. On distingue 4 types de comptes :

Général : L’écriture comptable cumulera les valeurs des salariés sur une même ligne

Général détaillé : L’écriture détaillera les valeurs selon le critère choisi (salarié, rubriques) dans un compte général

Compte salarié : L’écriture sera détaillée dans les comptes des salariés complétés dans la fiche du salarié.

Les affectations comptables sont constituées de rubriques ou fourchettes de rubriques qui  impacteront les comptes comptables de leur part salariale et leur part patronale :

- Saisie d’une plage de rubrique avec le symbole ":" (deux points)

- Saisie d’une liste de rubriques avec le symbole ";" (point-virgule)

Il est possible de conjuguer les combinaisons liste et plage de rubriques pour un même compte. 

Exemple : 0001:3999;8900 compte implémenté par les rubriques de 0001 à 3999 et 8900. 

La zone d’exclusion permet d’affiner le paramétrage en affectant une fourchette de rubriques et en excluant éventuellement une rubrique située dans la fourchette.

15-4 Génération des écritures

La génération du fichier d’écritures comptables et son intégration dans le module Comptabilité ou son export dans un autre format de sortie sont réalisés lors de la clôture de fin de période. Elle est accessible par le menu Traitements – Clôture et Génération des OD. La fonction "Génération des OD" traite systématiquement la première période non close. Elle permet d’effectuer :

- La clôture de la période (modification des bulletins impossible)

- La génération de l’écriture dans le journal d’OD

Accès : Module Paie - Traitements - Clôture & génération des OD

Il est possible de relancer le dernier traitement de clôture après avoir corrigé des paramètres par exemple. Sélectionner la ligne relative à la période à traiter et activer la fonction "Régénération des OD". 

Pour générer l’OD cliquer sur le bouton Génération des OD.

Lors de la génération des OD, un état de contrôle des OD est affiché. Celui-ci comporte la liste des rubriques prises en compte, leurs valeurs (salariales et patronales) et leurs affectations comptables.

Les totalisations permettent de constater d’éventuels déséquilibres. La seconde partie de l’état regroupe les sommes par compte, c’est l’écriture que sera traitée en comptabilité. Cet état de contrôle ne peut pas être réimprimé à postériori. 

15-5 Gestion de l’analytique

Il est possible de générer les OD de paie qui incluent une analyse. La première étape consiste à paramétrer l'analyse. Cette analyse permet de renseigner les différents axes associés.

Ensuite, le paramétrage des sections permet d'affiner l'analyse pour chaque axe précédemment défini.

Pour pouvoir générer des OD analytiques, il sera en outre nécessaire de vérifier que dans le paramétrage des affections comptables, l'option analytique (colonne Sortie analytique) est paramétrée sur les comptes souhaités avec soit l'option Compte Ibiza si la comptabilité est tenue dans l’application et que les comptes ont été déterminés Analytique, soit oui dans les autres cas.

Une notice dédiée sur la génération des OD Comptables et le paramétrage de la comptabilité analytique est disponible.

15-6 Réouverture de période

Il est possible de ré-ouvrir une période après avoir traité la génération des OD de paie ayant clôturée la période.

Accès : Module Paie - Traitements - Réouverture de périodes

Sélectionner la ligne et cliquer sur Ouvrir.

La dernière période close est ré-ouverte. La séquence d’écritures comptables correspondante est supprimée si les écritures n’ont pas été lettrées ; dans le cas inverse, il ne sera pas possible de procéder à la réouverture. Vous pourrez « Regénérer » l’OD pour cette période via le traitement initial.

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