6. LE BULLETIN DE PAIE

6-1 Génération du bulletin

Pour générer le ou les bulletin(s) de salaire, rendez-vous dans le module Paie puis dans le menu Bulletins.

Sélectionner le ou les salarié(s) à traiter dans le volet gauche de l’écran (à ce niveau, il n’est pas nécessaire de « cocher » la ou les cases des salariés).

Si vous souhaitez effectuer une génération collective (tous les salariés présents) des bulletins sur la période, il n’est pas nécessaire de sélectionner les salariés.

Un salarié ayant fait l’objet de plusieurs contrats au cours d'un même mois apparaîtra plusieurs fois.

Pour lancer le processus de génération, cliquer ensuite sur le bouton Générer bulletins.

Le tableau affiché vous permettra de prendre connaissance des informations relatives au calcul des bulletins. On retrouve la période concernée ainsi que le nom du salarié (ou des salariés) et la possibilité ou non de créer le bulletin. En effet, à cette étage l’application va contrôler les prérequis nécessaires au calcul des bulletins. Cliquer sur Continuer, seuls les bulletins « à créer » seront générés.

Une barre de chargement apparaît ce qui signifie que le bulletin est en cours de traitement. 

Un second tableau est affiché afin de vous informer du résultat du traitement de la génération des bulletins. Si un carré vert RAS apparaît dans la colonne Niveau, le bulletin s’est calculé correctement.

En revanche, des anomalies ont pu être relevées. Ces anomalies sont symbolisées par une couleur selon leur gravité :

• un carré orange signifie la présence d’une anomalie non bloquante
• un carré rouge signifie la présence d’une erreur détectée, le bulletin n’a pas pu être calculé
• un carré magenta signifie une erreur fatale, la connexion avec le serveur a été interrompue pendant le traitement. Dans ce cas, veuillez supprimer tous les bulletins y compris ceux qui sont RAS et relancer le traitement. 

En cliquant sur le niveau de l’anomalie, la nature de l’anomalie s'affiche dans la colonne Libellé.

Dans le cas d’une simple alerte, le bulletin est quand même généré. Vous pouvez le sélectionner et le cocher puis le supprimer avec la fonction clic droit "Supprimer".

Une fois les modifications effectuées, générer à nouveau le bulletin.

Lorsque les bulletins ont été générés, vous pouvez les consulter en « cochant » la case située en haut et à gauche de l’onglet Fiche individuelle (ou la case du salarié qui vous intéresse).

L’arbre des documents du ou des salariés est alors affiché. Cet arbre est constitué de 4 dossiers (Bulletins, Bulletins validés, Attestations, Documents), il va stocker les bulletins, et les différents documents générés sur le salarié.

Les bulletins sont affichés dans le volet de droite de l’écran, dans l’ordre où les bulletins auront été cochés.

Il est également possible de prendre connaissance des bulletins de salaire par une impression au format PDF. Pour cela, vous devez placer votre curseur sur le salarié souhaité ou sur Bulletins et faire un clic droit puis imprimer.

La fenêtre ci-dessous s’affiche. Cliquer uniquement sur OK.

L’affichage des bulletins en mode PDF sera alors présenté les uns à la suite des autres.

6-2 Modification du bulletin

6-2-1 Insertion de rubrique

Pour insérer une rubrique dans un bulletin, il convient de passer en mode « Modifier ». Le bouton « Enregistrer » se met alors à clignoter, ce qui indique que le mode est activé.

Ensuite, cliquer sur le bouton « Insérer / Régulariser » (encadré rouge). Une fenêtre de sélection apparaît. Placez-vous dans la zone de saisie (encadré vert) et taper le code de la rubrique si vous le connaissez ou bien le nom (bien respecter l’écriture car sensible à la casse) et cliquez sur « Insérer ». Il est possible d’insérer plusieurs rubriques en même temps (voir FAQ).

6-2-2 Régularisation de rubrique

Il est possible de régulariser n’importe quelle rubrique. Pour cela, passer le bulletin en mode « Modifier » (voir § 8-2-1 au-dessus) puis placez-vous sur la rubrique que vous souhaitez régulariser (ici, rubrique Prévoyance Cadre AXA à 1.50 %) et faites un clic droit « régulariser ». Vous avez la fenêtre suivante qui s’affiche.

Cliquer sur le bouton « Régulariser ». Celui-ci est présenté en surbrillance rouge et vous disposerez de quelques secondes pour confirmer votre choix.

Un encadré bleu apparaît vous indiquant que la rubrique a bien été ajoutée.

La rubrique est insérée dans le bulletin, elle est suivie de la lettre R indiquant qu’il s’agit d’une rubrique de régularisation. Elle aura un comportement identique à la rubrique d’origine dans les traitements déclaratifs ou les écritures comptables. 

Des champs bleus sont affichés et sont à compléter afin de procéder à la régularisation. Notez que vous êtes toujours en mode « Modifier » dans le bulletin.

Dernière étape de la régularisation, il est impératif de renseigner une période de rattachement. En effet, si la période n’est pas mentionnée, des erreurs surviendront par la suite dans la DSN. Pour cela, il convient de refaire un clic droit sur la rubrique suivie de la lettre R et saisir la période. Vous avez également la possibilité d’ajouter un commentaire. Enfin, cliquer sur « Appliquer » et enregistrer les modifications.

Prendre en note : Qu’il s’agisse d’une insertion simple d’une rubrique ou d’une rubrique de régularisation, les valeurs complétées seront prises en compte immédiatement et le bulletin sera dynamiquement recalculé avec ces valeurs saisies.

6-2-3 Suppression de rubrique

Pour supprimer la rubrique régularisée (R), passer en mode « Modifier » (voir § 8-2-1) puis faire un clic droit sur la rubrique que vous souhaitez supprimer. Terminer l’opération en cliquant sur « Supprimer ». Vous aurez alors quelques secondes pour confirmer votre choix. Terminer la procédure en cliquant sur « Enregistrer ».

Prendre en note : Toutes les rubriques ne sont pas autorisées à la suppression, notamment celles relatives aux cotisations de Sécurité Sociale. Si le bouton Supprimer est grisé, vous ne pouvez pas supprimer la rubrique.

6-2-4 Affichage des éléments de calculs, modification de compteurs

Il est possible de consulter et parfois modifier les éléments pris en compte dans un bulletin, on parle ici de « rubriques types ». Elles apparaissent sur la gauche du bulletin.

Vous pouvez consulter le détail de calcul de ces rubriques type. Par exemple, vous souhaitez connaître le détail du calcul du montant de l’abattement de la CSG/CRDS. Pour cela, passer votre bulletin en mode « Modifier » puis cliquer sur la rubrique type « Fonctions » située sur le côté gauche du bulletin.

Placer votre curseur sur le montant dont vous souhaitez connaître le détail du calcul (ici 62.71) et faire un clic droit. Vous verrez alors le détail du calcul. Cela est valable pour toutes les autres rubriques type.

Prendre en note : Le détail de calcul est accessible pour tous les montant constituant le bulletin et quelle que soit la rubrique type (Rubriques, Fonctions, Constantes, Compteurs, Red./Allèg.).

6-2-5 Calcul à l’envers et/ou subrogation

Toutes les fonctions de calculs à l’envers ou subrogation sont disponibles depuis le menu du bulletin. Pour procéder à une paie à l’envers, il convient tout d’abord que le bulletin soit en mode « Modifier » puis cliquer sur le bouton « Paie à l’envers ». 

Dans notre exemple, nous voulons obtenir le montant d’une prime brute pour que la rémunération nette soit de 3 500 euros (avant PAS). 

Pour cela, il convient de renseigner une rubrique variante (encadré violet), 1100 Prime dans notre exemple, sur laquelle le montant sera calculé par le logiciel afin d’arriver à un net avant PAS de 3500 euros. Puis saisir le montant net à atteindre 3500 (encadré orange) et cliquer sur « Calculer ».

Cliquer sur le bouton « Enregistrer ». 

Dans notre exemple, nous obtenons le résultat suivant :

Pour le traitement des IJSS subrogées, en fonction de leur nature, les différents types de calculs proposés sont les suivants :

6-2-6 Saisie de commentaires sur le bulletin

Vous avez la possibilité d’insérer deux types de commentaires. Le commentaire rubrique et/ou bulletin.

• Commentaire rubrique : Il s’agit de saisir un commentaire qui s’affichera sous la rubrique. Pour cela, il convient d’afficher le bulletin en mode « Modifier », faire un clic droit sur la rubrique concernée et compléter le commentaire. N’oubliez pas de cliquer sur « Appliquer ».

Dans la plupart des cas, le champ Commentaire sert à la saisie des dates d’une rubrique d’absence si celle-ci est insérée dans le bulletin et ne vient pas d’un outil de saisie de variables de paie. 

Résultat final.

•  Commentaire bulletin : il sera affiché dans le cartouche du haut de bulletin. C’est donc un commentaire général. Il convient d’afficher le bulletin en mode « Modifier », et cliquer sur la petite flèche bleue située à droite du bulletin de salaire afin de déployer le volet d’information du bulletin.

Le volet d’information du bulletin s’affiche, vous pouvez saisir votre commentaire dans l’encart Commentaire réservé à cet effet. Il conviendra ensuite de cliquer sur « Appliquer ». Ne pas oublier de cliquer sur « Enregistrer ».

Résultat final.

6-2-7 Modification du mode de paiement

Dans le volet information du bulletin, il est également possible de modifier le mode de paiement du bulletin. Dans ce cas, il convient de mettre le bulletin en mode « Modifier », puis cliquer sur la flèche située à droite du bulletin (voir § 8-2-7). Une liste de choix apparaît. Sélectionner le mode de paiement puis cliquer sur « Appliquer » et « Enregistrer ». Point important, le changement de mode de paiement est seulement appliqué sur le bulletin présent. Le prochain bulletin retrouvera son mode de paiement d’origine.

6-3 Enregistrement du bulletin

Il est nécessaire d’utiliser la fonction « Enregistrer ». Cet enregistrement permet de sauvegarder l’état des bulletins modifiés.

6-4 Suppression du bulletin

Il existe deux façons de procéder à la suppression du bulletin. 

La première consiste à se placer sur le bulletin du salarié et d’effectuer un clic droit puis choisir « Supprimer ». Le bulletin n’a dans ce cas pas forcément besoin d’être affiché sur le volet de droite. Il vous sera demandé de confirmer votre choix. 

La seconde consiste, après l’affichage du bulletin, à se rendre dans l’onglet Action bulletins puis de sélectionner « Suppression ». Il vous sera demandé de confirmer votre choix.

Prendre en note : Ces deux procédés fonctionnent aussi si tous vos salariés sont sélectionnés.

6-5 Validation / Dévalidation du bulletin

La validation d’un bulletin de salaire permet la génération du bulletin suivant. Il convient de se placer sur le bulletin sans forcément l’afficher sur le volet de droite, faire un clic droit puis « Valider ». Si le bulletin est affiché, vous pouvez aussi cliquer sur Action bulletins puis « Valider ». Cela fonctionne de la même manière que vous ayez un ou plusieurs salariés sélectionnés.

Après validation du ou des bulletins, ces derniers sont classés dans le dossier Bulletins validés, par année et par mois.

Concernant la dévalidation du bulletin, le procédé est le même que pour la validation. Se placer sur le bulletin, faire un clic droit puis « Dévalider » ; ou bien par l’onglet Action bulletins si le bulletin a été affiché, puis « Dévalider ». Même principe si vous avez sélectionné la totalité de vos bulletins.

6-6 Impression du bulletin

Il existe deux façons de procéder à l’impression du bulletin. La première consiste à se placer sur le bulletin, à effectuer un clic droit puis choisir « Imprimer » ; ou bien de cliquer sur l’onglet Imprimer bulletins si le ou les bulletins ont été affichés sur le volet de droite. Même principe si vous avez sélectionné la totalité de vos bulletins.

6-7 Paiement des bulletins

Pour procéder au paiement, il convient de se rendre dans le menu Traitements puis choisir « Paiement ».

L’écran présenté va vous permettre de sélectionner les différents critères de paiement. 

Le premier nommé Filtres actifs permet d’effectuer des filtres représentés par les différentes cases à cocher. 

Le second nommé Période va correspondre à la sélection du mois de paie. 

Le troisième nommé Paramètres est un affichage des paramètres effectués au niveau de dossier.

Ces différents critères étant établis, vous pouvez procéder à la génération des virements en cliquant sur l’onglet Générer fichier SEPA puis « Générer virement SEPA ».

Prendre en note : Il n’est pas nécessaire que les bulletins soient validés pour procéder aux paiements. Ils seront validés automatiquement lorsque la génération du paiement sera lancée.

L’état qui est présenté vous informe du résultat du traitement de la génération des paiements. Si les paramétrages ont été effectués correctement, vous devez avoir le résultat tel qu’il figure dans l’encadré rouge ci-dessous. L’encadré bleu signifie qu’aucun RIB n’a été renseigné au niveau des fiches salariés.

6-8 Clôture / Réouverture de période

La clôture du mois de paie va rendre impossible la dévalidation des bulletins, elle n’est en aucun obligatoire pour pouvoir effectuer les paies du mois suivant ou d’une année suivante ; seule la validation des bulletins est nécessaire.

La procédure de clôture est associée à la génération des écritures de paie comptables et analytiques ou OD de paie (cf chapitre 15). Si toutefois la clôture est souhaitée sans génération des écritures de paie, il est également possible de la pratiquer.

Pour ré-ouvrir une période clôturée, rendez-vous dans le menu Traitements puis « Réouverture de périodes ». Sélectionner la dernière période clôturée et cliquer sur l’onglet « Ouvrir ». Les écritures générées lors de la clôture seront alors supprimées du journal d’OD. Il ne sera en revanche pas possible de ré-ouvrir la période si ces écritures sont lettrées en comptabilité.

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