10. LA SAISIE DES VARIABLES DE PAIE

10-1 Saisie Collective

10-1-1 Principe

La "Saisie Collective" permet de saisir les éléments variables de la paie dans une grille constituée de salariés en ligne et de rubriques de paie en colonne. Vous pouvez créer autant de grilles par mois que vous le souhaitez, notamment pour scinder la saisie selon le type de variables de paie.

Prendre en note : Si vous utilisez la saisie planning, une grille dédiée sera créée pour synthétiser les valeurs du planning (cf. plus bas).

Après la validation de la grille de saisie, son contenu sera automatiquement intégré dans les bulletins du même mois lors de leur génération.

10-1-2 Créer une grille

Accès : Module Paie - Variables de paie - Saisie collective

Utiliser la fonction "insérer grille".

Vous pouvez créer une grille à partir d’une déjà existante. Seules les rubriques seront reprises. Les salariés affichés sont ceux présents sur le mois correspondant à celui de la grille. Les variables de paie de la grille dupliquée ne sont pas reprises.

Mois : Préciser la période de votre grille (postérieure à la dernière période validée).

Vous pouvez faire afficher plus de champs dans la fenêtre proposée grâce au clic droit sur l’en-tête des colonnes.

Dans le cas d’une grille avec beaucoup de salariés, pour faciliter la saisie des éléments variables du mois, il est possible de faire des filtres sur les colonnes de la grille afin d’afficher une liste de salariés selon un ou plusieurs critères. Pour cela, cliquer sur la case présente avant le libellé de la colonne sur lequel vous souhaitez faire votre filtre.

Pour insérer une rubrique relative à une variable de paie dans la grille de saisie, cliquer sur le bouton Rubriques – Ajouter, puis cliquer sur l’icône 

afin d’afficher la liste de toutes les rubriques du plan de paie. Sélectionner la rubrique souhaitée. Modifier ensuite si nécessaire la valeur par défaut de la colonne du bulletin destinataire de votre saisie (nombre, base, montant salarial…).

Les rubriques de type absences (heures, congés…) nécessiteront la saisie de périodes (date de début et fin) et la valeur de l’absence. Ces dates seront reportées dans la zone commentaire de la rubrique lors de la génération des bulletins.

Pour les autres rubriques, si vous souhaitez saisir un commentaire, il convient d’insérer la même rubrique une seconde fois dans la grille, en choisissant comme colonne de saisie Commentaire.

10-1-3 Exporter et importer une grille (format “CSV”)

Il est possible d’exporter la grille de variables de paie en format Excel, de la compléter pour ensuite l’importer afin de créer une nouvelle grille issue des données saisies.

Accès : Outils – Exporter

La présentation du fichier Excel doit respecter le format suivant :

•  à l’horizontale, une première ligne relative à l’identification des rubriques ; puis une seconde identifiant le code de la rubrique et une lettre correspond à la colonne du bulletin alimenté

    .N° de rubrique : 4 caractères numériques

    .Colonne de saisie à impacter : B pour base, N pour nombre, C pour commentaire, TS pour taux salarial, MS pour montant salarié, TP pour taux patronal, MT pour montant patronal

Exemple : 3000N pour la colonne nombre de la rubrique 3000 et 1100C pour la colonne commentaire de la rubrique 1100.

•  à la verticale, le nom et le prénom du salarié puis le matricule

Pour d’avantage simplifier la procédure de traitement des éléments variables de paie (EVP) du mois, il est conseillé de créer préalablement une grille de saisie collective dite modèle, qui chaque mois pourra être exportée afin d'être complétée directement dans Excel. Le fichier généré est automatiquement au format .csv et non au format .xls ou .xlsx.

Il convient de ne pas enregistrer le fichier sous un autre format que .csv ou il ne pourra pas être importé dans l’outil de saisie collective. 

Cette forme de saisie à l'avantage d'être plus souple que la saisie directe dans la grille depuis l’application dès lors que les populations sont importantes.

Après sauvegarde du fichier Excel, il convient de l’importer dans l’outil de saisie collective : Outils - Importer - Import CSV.

10-1-4 Validation / Dévalidation d’une grille

La validation d’une grille est obligatoire pour que les variables soient prises en considération à la génération des bulletins. Si la grille n’est pas validée, un message d’erreur alertera l’utilisateur lors de la génération des bulletins.

Il est possible de dévalider une grille pour modifier la saisie des variables ou/et de la supprimer en la sélectionnant et en utilisant le menu Grille – Supprimer (attention toutes les données saisies seront perdues).

10-2 Saisie Planning

10-2-1 Principe

La saisie planning est une interface permettant de poser des événements au fil du temps. Cette saisie est principalement destinée au client final. Celui-ci intervient quotidiennement, et en fin de période, valide sa saisie. Le collaborateur peut à ce stade intervenir, il doit à minima valider la période.

10-2-2 Paramétrage de la saisie planning

Accès : Module Paie - Paramètres - Paramétrage de la saisie planning

Vous pouvez ici définir quels sont les éléments de variable de paie mis à disposition dans le module Saisie planning. Les éléments sont définis à partir des rubriques de paie. Choisir la fonction "Insérer".

Onglet : Il s’agit du nom de l’onglet de présentation dans lequel la rubrique sera disponible. Ces onglets ont pour vocation à regrouper les rubriques par thème, facilitant ainsi leur sélection. Un onglet unique peut suffire, mais des thèmes types "Absences" "Rémunérations" semblent une bonne approche. La création des onglets est dynamique depuis le menu déroulant par le choix "nouveau". Il convient de saisir un code de votre choix et une description.

Rubrique : Choisir une rubrique dans la liste du plan paie, la recherche peut être faite avec son numéro ou son libellé.

Code : Préciser un code alphanumérique à 3 caractères qui sera affiché dans le planning.

Type de valeur : Préciser ici la valeur à prendre en compte par défaut lors de l’utilisation de cet événement :

• Heures du contrat salarié : reprend pour chaque jour de la semaine le nombre d'heures déterminé dans le contrat du salarié. À utiliser pour les rubriques exprimées en heures.
• Jour du contrat salarié : reprend la valeur 1 pour chaque jour travaillé. À utiliser pour les rubriques exprimées en jours.
• Saisie : indique qu’il conviendra de saisir la valeur de la rubrique dans le tableau planning, utilisé pour les données variables chaque mois comme les primes, les acomptes etc. Permet aussi de compléter une valeur fixe dans la zone idoine qui restera modifiable dans le tableau planning.

Cumulé : Si plusieurs saisies ont lieu dans le même mois pour un même événement, cette case à cocher permet de regrouper l’ensemble de ces saisies sur une seule ligne de paie.

Couleur : Choisir une couleur à afficher dans le planning, en cliquant sur l’arc en ciel.

Couleur du libellé : Choisir une couleur pour le libellé à afficher dans la "saisie planning". 

Le paramétrage terminé sur un dossier, il est possible d’utiliser la fonction "copier-coller" pour le dupliquer sur d’autres dossiers. Pour cela, ouvrer le dossier concerné et sélectionner les rubriques paramétrées que vous souhaitez copier et cliquer sur le bouton "copier". Ouvrez ensuite le menu de paramétrage de la saisie planning du dossier à paramétrer et cliquer sur le bouton "coller". Enregistrer avant de sortir du paramétrage de la saisie planning.

10-2-3 Poser un évènement

Accès : Module Paie - Variables de Paie - Saisie planning

Sélectionner une date ou une plage de dates concernées par la variable avec votre souris par un cliqué déplacé du premier jour au dernier. Il est possible de faire une sélection verticale et horizontale. 

La zone sélectionnée est encadrée et colorée. Cliquer sur la vignette de couleur représentant l’événement que vous souhaitez insérer. La plage est colorisée et chaque journée intègre désormais la valeur par défaut de l’événement. Vous devez sélectionner une autre zone préalablement à l'affectation d'un autre type d'absence pour une autre période ou un autre salarié. Sélectionner à nouveau la zone colorée pour voir et modifier la valeur des événements dans le pavé "détails" situé en bas à gauche.

L’ événement de chaque journée est représenté par une ligne. Ainsi, une saisie de cinq jours de congés, équivaudra à cinq saisies d’une journée. Le découpage des éléments est ainsi facilité lors de la validation de la période. Si vous posez deux événements sur une même journée, celle-ci affichera les deux couleurs. 

10-2-4 Saisir un élément variable

Il est également possible de saisir les variables de paie ne se rapportant pas à une journée, comme les primes par exemple, les paniers qui peuvent être saisis globalement, dans la colonne Divers. Dans ce cas, la valeur doit être indiquée dans le cadre en bas à gauche. 

10-2-5 Valider une période

Dès que la saisie est terminée, il convient de procéder à la validation de la période du planning.

Lors de la validation de la période, tous les événements sont cumulés par rubriques. Ces événements ne sont plus modifiables. Il est néanmoins toujours possible d’ajouter de nouveaux événements, qui seront intégrés lors de la validation de la période suivante. 

La validation d’une période de la saisie planning ne génère pas d’événement dans les bulletins. Elle procède simplement au regroupement des valeurs mensuelles qui seront reprises dans une grille de saisie collective portant le nom de la période traitée et identifiée avec un P symbolisant que les variables sont issues de la saisie planning. Il convient ensuite de se rendre dans l’outil de Saisie collective pour valider cette grille : Module Paie - Variables de paie - Saisie collective. 

Une procédure de dévalidation est disponible sous réserve d’habilitation, mais seulement si la période n’a pas encore fait l’objet de son intégration dans les bulletins de paie (grille de saisie collective elle-même validée).

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