5. LES SALARIES

Les paramétrages généraux du dossier terminés, nous pouvons aborder la création des salariés. Pour cela, rendez-vous dans le menu Bulletins - Nouveau Salarié. 

Un salarié est composé de deux éléments indépendants et importants :

• La fiche individuelle
• La fiche contrat

Cet ensemble est porteur des bulletins de paie et conforme au découpage de la norme DSN. La première information à indiquer est la date d'embauche du salarié.

5-1 La Fiche Individuelle 

La fiche individuelle correspond aux données personnelles de l’individu telles que l’état civil, les ayants droit, l’adresse etc. 

Elle est composée de 5 onglets :

• Général, qui reprend principalement les informations nominales
• Identité, qui reprend les informations d’ordre d’état civil
• Adresse, qui apparaîtra sur le bulletin de paie
• RIB
• Compléments
• Ayants-droit

5-1-1 Onglet Général

Civilité : Des contrôles de cohérence sont effectués entre le genre et le numéro de sécurité sociale. Les zones Civilité, Prénom et Nom sont obligatoires.

5-1-2 Onglet Identité

Les zones de cet onglet correspondent principalement à la structure S21.G00.30 de la DSN. Renseigner ces zones est donc une obligation.

Numéro de sécurité sociale : Si la clé du numéro de sécurité sociale est incorrecte, une alerte calcule la clé exacte, en fonction des premières séquences renseignées.

Des contrôles de cohérences sont effectués entre la civilité, la date et la commune de naissance et le numéro de sécurité sociale. Les zones Date de naissance, Commune, Département et Pays de naissance sont complétées automatiquement à partir des informations du numéro de sécurité sociale. Attention, pour la date de naissance, corriger la valeur jour qui est par défaut à 01.

Niveau d’études : Utilisé notamment pour le calcul de la rémunération des contrats de professionnalisation.

Nombre de personnes à charge : Cette valeur est utilisée pour le calcul des saisies sur salaire.

Retraité : Permet de déclarer le salarié en cumul emploi retraite en DSN.

Lien de parenté : Indiquer ici le lien éventuel avec l’employeur, notamment pour l'AED ou de la DSN événementielle "fin de contrat".

Domiciliation fiscale : Permet d’activer les particularités du bulletin liées aux frontaliers ou résidents étrangers.

Prélèvement à la source : Mis à jour automatiquement après avoir complété l’adresse du salarié déterminant le barème des taux neutres.

5-1-3 Onglet Adresse

Saisissez le code postal afin d’obtenir une liste des codes Insee limitée.

5-1-4 Onglet Rib

Permet la saisie du RIB principal et/ou secondaire du salarié.

Enregistrer les modifications pour finaliser la création de la fiche individuelle.

5-2 La Fiche Contrat

La fiche contrat est un élément déterminant pour le calcul du bulletin.

5-2-1 Onglet Général

La date d’entrée : Permet le renseignement automatique de la "date d’ancienneté", qui peut toutefois être modifiée.

Fiche individuelle : Les individus déjà créés apparaissent dans le menu déroulant. Chaque salarié est rattaché à un individu. Si l’individu n’existe pas, vous pourrez le créer en choisissant la valeur "nouveau" en bas de la liste. À la fin de votre saisie, choisir la fonction "enregistrer", la fenêtre se ferme et vous pouvez continuer à créer votre salarié.

Matricule : Le matricule est initialisé automatiquement par la combinaison des 3 premières lettres du nom suivi de 6 chiffres numérotés de manière incrémentale. Il est modifiable mais doit rester unique.

Durée de la période d'essai : Exprimée en mois, en semaines ou libre.

Établissement : Renseigner l’établissement de rattachement du salarié. Si la notion de Département et de Service a été définie, sélectionner la valeur correspondante dans les listes déroulantes.

CCN : Correspond au code IDCC (DADS-U et DSN) de la convention collective. La recherche est faite sur le code ou le libellé au sein des Conventions Collectives paramétrées lors de la création de l’établissement dans DP – Social – Convention.

Convention libre : Renseignée par défaut avec le libellé de la zone CCN. C’est ce libellé qui sera imprimé sur le bulletin de paie.

Statut : Choisir le statut du salarié dans la liste proposée.

Exonération particulière : Ce champ est complété automatiquement en fonction du statut. Mais il peut toutefois être modifié par vos soins si besoin, préciser les éventuelles exonérations de cotisations chômage ou d’allègement. Lorsqu'un salarié doit avoir toutes les cotisations et de la réduction Fillon, il n'y a aucune exonération particulière.

Statut retraite : Ce champ est complété automatiquement en fonction du statut. Mais il peut toutefois être modifié par vos soins si besoin, choisir la valeur du statut pour l’affiliation retraite. Un "cadre" peut-être 4-4 bis ou Art 36. (concerne le statut assimilé cadre existant encore dans certaines conventions collectives ou extension cadre).

Nature du contrat : Choisir Contrat à durée déterminée (CDD), Contrat à durée indéterminée (CDI).

Contrat : Choisir le contrat parmi les valeurs disponibles, la valeur Standard signifiant que ce contrat ne subit pas d’allègement spécifique (en opposition à apprenti, professionnalisation…). Des notices thématiques sont disponibles.

Type de travail : Permet de spécifier les conditions dans lesquelles s'effectue le travail, soit : temps plein ou temps partiel, vacataire, forfaitaire ou travailleur à domicile.

Emploi : Correspond au code INSEE emploi PCS. La recherche est faite par le nom de l’emploi ou le code PCS.

Emploi libre : L’emploi libre correspond à la fonction du salarié dans l’entreprise qui sera imprimée sur le bulletin.

Alsace-Moselle : Permet d’identifier les salariés travaillant en région Alsace-Moselle. La cotisation supplémentaire salariale d’assurance maladie sera alors automatiquement appliquée dans les bulletins de paie.

5-2-2 Onglet Salaire

Type de salaire : Le type de salaire est renseigné par défaut avec Mensuel Brut.

Les valeurs disponibles sont :

• Forfait heure
• Forfait jour
• Horaire (permet de modifier le nombre d’heures directement dans le bulletin)
• Mensuel brut

Salaire : Saisir ici le salaire mensuel en cas de type mensuel ou forfait. Si la zone est vide, le logiciel attribuera au salarié le Smic ou le minimum conventionnel automatiquement. Si la saisie est inférieure au minimum conventionnel, un réajustement sera affiché sur le bulletin.

Ne pas saisir de salaire ici pour les types horaires. 

Salaire horaire : Saisir ici le taux horaire des salariés de type horaire. Cette zone est grisée pour les salariés de type mensuel.

Taux activité : Concerne les temps partiels. 

Taux d’abattement : Renseigner le taux d’abattement pour frais professionnels. Cela implique de cocher la case Minimum Smic et de renseigner la catégorie de salarié (taux abatt).

Taux de versement mobilité : Si le taux Versement mobilité a été créé pour l'établissement, la zone se remplira automatiquement, même si l'entreprise n'est pas concernée. Dans le cas où plusieurs taux ont été paramétrés sur l’établissement, il conviendra de sélectionner celui souhaité pour le salarié. 

Taux AT : Sélectionner ici le taux AT auquel le salarié est assujetti. Si les taux AT/MP n'ont pas été paramétrés lors de la création du dossier, il est possible de les créer maintenant en cliquant sur le mot "Nouveau" qui apparaît dans la liste déroulante.

Payé au trimestre : Case à cocher. La création des bulletins de paie doit être faite de manière trimestrielle. Les plafonds et autres allègements (FILLON) se calculeront sur des bases trimestrielles.

Multi-employeur : Dans le cas d'un salarié multi-employeur, vous pouvez préciser que la tranche A est prise en charge à 100% par un autre employeur (Oui sans tranche A), ou Oui, saisir si vous en avez connaissance, le salaire mensuel versé par les autres employeurs afin de déterminer le plafond de la sécurité sociale.

Caisse de congés payés : Lorsque l’entreprise adhère à une caisse de congés payés (BTP, transport, spectacle), le coefficient de l’allègement FILLON supporte une majoration. Si cette case n’est pas cochée, la majoration ne s’opère pas. Cette case est cochée automatiquement dès qu'une affiliation pour une caisse de CP est détectée au niveau salarié.

Minimum SMIC : Cette case cochée permet de limiter l’abattement de la base de cotisation au SMIC horaire. La base de cotisation ne pourra de ce fait pas être inférieure au SMIC.

Jours de la semaine : Permet de saisir le poids du travail de chaque journée (du lundi au dimanche), en heures ou jours, ainsi il peut être précisé pour un temps partiel ses jours de présence. Cette information est utilisée pour optimiser la saisie des variables en mode planning.

5-2-3 Onglet Classification

En fonction de la convention collective, des classifications sont présentées et permettent le choix du coefficient. Les salaires minimums conventionnels seront appliqués automatiquement selon la classification choisie. Si l’automatisme est impossible, la case à cocher "Classification manuelle" permet de renseigner manuellement l’ensemble des éléments contractuels du salarié.

5-2-4 Onglet Période

Les zones relatives à la sortie du salarié doivent être obligatoirement pré-remplies en cas de CDD. Saisir la date de fin prévisionnelle du contrat, et éventuellement la date de fin avec la même valeur.

Lors de l’utilisation de l’événement de sortie du salarié, c’est la date de fin de contrat qui sera appliquée (en cas de rupture anticipée).

Les dates relatives au préavis feront également l’objet d’un traitement lors de la sortie.

5-2-5 Onglet Adresse de travail

Permet de renseigner les coordonnées de l'entreprise utilisatrice, par exemple dans le cadre des paies des salariés intérimaires.

5-2-6 Onglet CP

Permet de personnaliser pour chaque salarié les préférences sociales CP afin d’affiner le paramétrage salarié par salarié.

Paramétrage personnalisé des CP au niveau salarié : Permet de préciser si on souhaite personnaliser les paramètres de gestion des congés payés au niveau du salarié. Si cette case n'est pas cochée, ce sont les paramètres de la société qui s’appliquent.

5-2-7 Onglet RTT

Permet de personnaliser pour chaque salarié les préférences sociales CP afin d’affiner le paramétrage salarié par salarié.

5-2-8 Onglet Déclaratif

Permet de donner des informations complémentaires pour les déclaratifs : DSN, DADSU BTP etc.

5-2-9 Onglet Pénibilité

Après avoir Enregistrer, la fiche salarié se ferme et vous retrouvez le salarié créé dans la liste des salariés sur le volet gauche de l’écran Bulletin.

Pour consulter la fiche salarié, double cliquer sur sa ligne au niveau du numéro pour ouvrir la fiche.

D’autres onglets apparaissent au niveau de la fiche, visibles une fois les éléments du contrat enregistrés.

5-3 Les autres onglets de la fiche salarié

5-3-1 Onglet Affiliations

Chaque salarié doit être affilié à minima à un organisme de protection sociale afin de générer les bulletins.

Par défaut, à la création du salarié, les affiliations présentes dans l’établissement sont reprises. Cette procédure automatique n’est activée que lors de la création. Un retour en modification de salarié après mise à jour de l’établissement ne réinitialise pas les affiliations.

Si votre établissement ne comporte qu’une affiliation de type Urssaf, Agirc, Arrco, celles-ci seront intégralement reprises à la création de salariés de type cadre ou non cadre.

Si vous n’aviez pas paramétré la totalité de vos affiliations au niveau de l’établissement, vous avez la possibilité de le faire à postériori. Si entre temps vous avez créé des salariés, alors vous devrez ajouter les affiliations à l’aide du bouton Nouvelle ligne une par une ou procéder à l’affiliation massive des salariés (Paramètres - Affiliations - Établissement).

5-3-2 Onglet Rubriques

Cet onglet n’est pas visible lors de la création du salarié. Il apparait après la création de sa fiche lors d’un accès en modification et permet la déclinaison des rubriques par salarié. Cette option est accessible en double-cliquant sur la ligne du salarié.

On peut :

• Ajouter à tous les bulletins : la rubrique est ajoutée pour qu’elle puisse se calculer pour ce salarié. Aucun autre paramétrage n’est alors possible.
• Désactiver la rubrique : la rubrique est rendue inactive pour ce salarié, alors qu'elle fonctionne pour les autres salariés mais elle reste insérable en saisie collective ou en insertion manuelle dans le bulletin.
• Modifier et ajouter à tous les bulletins : C'est-à-dire personnaliser la rubrique par salarié.
• Modifier et désactiver : Personnaliser la rubrique pour le salarié afin d'être éventuellement utilisée soit en saisie collective, soit en insertion manuelle dans le bulletin.
• Interdire : Interdit une rubrique activée à un niveau supérieur, même en insertion manuelle.
• Supprimer : Supprime une rubrique déclinée.

Voir le chapitre 7 Rubriques et Plan Modèle où ces notions ont été abordées de façon plus détaillée.

5-3-3 Onglet Absences

Les rubriques de type absence mouvementées sur les bulletins seront affichées ici.

5-3-4 Onglet Compteurs

Les compteurs mouvementés sur les bulletins liés aux absences de type CP et RTT seront visibles dans cet onglet.

5-3-5 Onglet Prélèvement à la source

On retrouvera ici l’ensemble des taux PAS issus des CRM de la DGFIP pour le salarié.

5-3-6 Onglet Visite médicale

Il est possible d’insérer une ligne de suivi de visite médicale. Cliquer sur Nouvelle ligne.

Préciser ici la date prévue de la visite médicale. Vous pouvez lier la convocation et le résultat après numérisation des attestations.

5-3-7 Onglet Habilitations

Permet de lister les habilitations obtenues par le salarié et leur date de validité.

Cliquer sur Nouvelle ligne pour renseigner les habilitations à suivre pour le salarié.

5-4 Import de la Fiche Salarié

Il est possible de créer les salariés par l’import d’un fichier DSN. En effet, l’application après l’import du fichier va “compléter” les zones des fiches individuelles et des fiches contrats de chaque salarié selon les informations contenues dans le fichier DSN.

Principe :

• Etre en possession du dernier fichier DSN de l’établissement
• Importer le fichier
• Vérifier les fiches salariés créées et apporter les corrections nécessaires
• Valider les fiches salariés pour les créer dans le module Bulletins

Accès : Module Paie - Ressources – Import - Salarié

5-4-1 Import fichier DSN

Choisir le paramètre d'import : import DSN et indiquer le chemin du fichier dans la zone Fichier à importer.

Le traitement consiste à intégrer les informations présentes sur les différents segments du fichier dans les champs correspondants de la fiche salarié.

Après import, le volet de gauche affiche le matricule, Nom, Prénom, Numéro SS, date entrée et date de sortie des salariés contenus dans le fichier.

5-4-2 Vérification des données importées

Les données étant importées, il convient de vérifier si tous les champs nécessaires à la création de la fiche salarié sont complétés.

Cliquer sur Vérification et tout vérifier. Ainsi une vérification des données de tous les salariés va être réalisée. Il est possible de lancer la vérification sur une sélection de salariés. Dans ce cas, cocher les salariés dont les données sont à vérifier et cliquer sur "vérifier les lignes marquées".

Le traitement relatif à la vérification, terminé, chaque salarié présente un Etat de l'import pouvant être "Erreur" ou "Validé".

Les salariés ayant un état de l'import Validé sont prêts pour la finalisation de la création de la fiche définitive. Ceux détectés en erreur doivent être corrigés car la création de la fiche ne pourra pas être effectuée.

En sélectionnant un salarié, un brouillard de la fiche du salarié est présenté sur le volet de droite. Ainsi il va être possible de compléter directement dans ce brouillard de fiche les informations manquantes dans les onglets habituellement connus dans la fiche du salarié.

L'onglet général présente dans le cadre Message de vérification le bilan du traitement de vérification et informe des champs manquants.

Les corrections terminées, pensez à Enregistrer les modifications, puis cocher le ou les salariés dont la fiche vient d'être corrigée pour relancer une vérification. 

Il est possible de cocher et sélectionner puis de supprimer des salariés qui ne seraient plus présents dans l'entreprise ou pour recommencer la procédure depuis le début avec un nouveau fichier. En cas de suppression de salarié penser à enregistrer.

Dès lors que tous les salariés ont un Etat de l'import Validé, la finalisation de la création des fiches va pouvoir être lancée.

5-4-3 Création des fiches salariés

Pour finaliser l'import, cocher les salariés et finaliser en important les lignes marquées.

Les salariés créés disparaissent de la liste. On les retrouve dans le menu Bulletin.

5-5 Visualisation de la Fiche Salarié

Il est possible de visualiser les salariés par différents menus.

5-5-1 Menu Bulletin (Module paie - Bulletins)

Dès lors qu’un salarié a fait l’objet d’un bulletin de paie, sa fiche passe en mode "lecture seule" et ne peut donc pas être modifiée depuis l’interface de consultation. Les zones grisées sont devenues inaccessibles et non modifiables. Certaines zones restent accessibles comme les onglets Affiliations et Rubriques pour permettre des mises à jour et des personnalisations de rubriques pour le salarié. Il est possible de visualiser la fiche salarié depuis un autre menu.

5-5-2 Menu Ressources (Module paie - Ressources - Fiche salarié)

Prendre en note : La fiche individuelle est également disponible en visualisation depuis ce même menu.

5-6 Modification de la Fiche Salarié

On considère qu’il y a un événement lorsque la situation administrative du salarié est modifiée, que ce soit pour un changement de classification, le passage du statut non cadre au statut cadre ou assimilé, le départ du salarié, un changement d’adresse etc.…

5-6-1 Enregistrement d'une modification dans la fiche salarié

Accès : Module Paie - Bulletins - Modifier salarié - Fiche salarié

La fiche salarié s'ouvre permettant l'accès à la fiche contrat et à la fiche individuelle. 

Procéder aux modifications nécessaires.

Par exemple, pour un salarié en CDD terminant son contrat en février 2021. Dans la fiche contrat, il convient de renseigner les éléments suivants relatifs à la fin de contrat CDD.

Une fois les modifications apportées en cliquant sur le bouton "Suivant", une nouvelle fenêtre s’ouvre pour récapituler les informations corrigées.

Afin de valider les modifications qui viennent d’être saisies, cliquer sur le bouton "Appliquer". 

Si la modification porte une simple correction, la modalité de début d’application Depuis le début peut être laissée en état. Sinon saisir la date à partir de laquelle s’appliquent les modifications. C'est ce qui déclenchera si besoin les blocs de changements dans le déclaratif (si bloc de changement prévu pour les modifications apportées).

Prendre en note : Pour certaines modifications, touchant notamment à la qualité du contrat de travail, vous pouvez cliquer sur Vérifier afin de tester si toutes les modifications intervenues sont cohérentes entre elles.

5-6-2 Modification dans la fiche salarié - Utilisation de la Timeline

5-6-2-1 Présentation de la Timeline (Ligne du temps)

La Timeline est toujours affichée en bas de l’écran lorsque le menu bulletin est activé sur un salarié.

Cette bande horizontale couvre quatorze mois, jusqu’au mois de paie en cours mais il est possible de se déplacer grâce aux boutons blancs situés de chaque côté de l’écran.

Les bulletins sont matérialisés par des codes couleurs indiquant le statut du bulletin : 

• création, le code couleur sera vert foncé
• modification, le bulletin modifié sera présenté avec le code couleur bleu
• validation, le code couleur sera vert clair
• paiement et clôture, le code couleur sera bleu clair.

La fiche salariée est matérialisée par la ligne bleue qui sera fractionnée chaque fois qu’une modification datée est intervenue dans la fiche du salarié (changement de coefficient, de catégorie, d’horaire ou de salaire…).

Pour visualiser les informations, il convient de positionner le curseur sur la Timeline, ou sur le bulletin.

5-6-2-2 Visualisation des modifications de la fiche salarié depuis la Timeline

La fiche salarié a été modifiée : visualisation de cette modification depuis la Timeline. Pour rappel, la ligne est fractionnée chaque fois qu'une modification datée est intervenue dans la fiche salarié.

Exemple de modification sur une classification conventionnelle.

5-6-2-3 Modifications de la fiche salarié à partir de la Timeline

Cliquer sur la période d'activité (en bleu) concernée par la modification. La fiche salarié s'ouvre instantanément. Les corrections peuvent être apportées.

Cliquer sur le bouton "Suivant" permet d’effectuer les modifications comme vu précédemment. Cliquer sur le bouton "Appliquer" pour valider les informations. N’oubliez pas qu’avant de valider, il convient d'indiquer à quelle date les modifications devront intervenir.

5-6-2-4 Les différents affichages de la “Timeline”

Cliquer sur le sous menu Timeline pour choisir les informations visibles dans la "Timeline" (paramétrable).

• Salarié : Pour ne voir que les années et la ou les fiche(s) du salarié.
• Planning : Pour visualiser les jours du mois.
• Salarié + planning : Pour pouvoir visualiser les différents événements intervenus durant les périodes de travail du salarié.
• Bulletins : Pour pouvoir visualiser les différents bulletins du salarié.
• Salarié + bulletins : Pour pouvoir visualiser les différents bulletins et les différentes modifications de la fiche datées appliquées au salarié (affichage par défaut).

Une fois le dossier paramétré, on peut passer à la création des Bulletins.

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